Todo el camino del fondo educativo, en un solo lugar
Una fundación con 12 años impulsando educación en América Latina opera fondos educativos en convenio con empresas. Hoy gestiona todo el proceso —postulación, evaluación, matrícula, acuerdos y recaudo en nómina— en un solo sistema, donde cada empresa tiene su propio espacio.
Fundación Educamás
Organización con 12 años impulsando el desarrollo en América Latina a través de la educación. Conecta empresas, jóvenes y universidades aliadas: la empresa paga los estudios con un fondo y el empleado lo devuelve poco a poco, vía nómina.
Cra 8 # 69-80, Bogotá, Colombia
- beneficiarios+1,449
- mentores voluntarios+134
- universidades aliadas15
La situación antes
Fundación Educamás existe porque en Colombia solo 4 de cada 10 jóvenes logran terminar su educación superior por falta de recursos. Para resolverlo, conectan tres mundos: empresas que aportan fondos educativos, jóvenes que se postulan a esos fondos y universidades aliadas donde estudian.
Operar ese modelo a escala no es menor: en 12 años suman más de 1,449 beneficiarios, más de 134 mentores voluntarios y 15 universidades aliadas, con empresas que financian semestre a semestre. Cada ciclo implica postulaciones públicas, evaluación según las reglas del fondo, pago de matrículas, acuerdos por firmar, verificación mensual de los descuentos en nómina y reportes para la dirección. Y cada etapa tiene su forma de operar, sus riesgos y un rastro que cualquiera debe poder revisar después.
Antes de tener un solo sistema, ese proceso vivía repartido entre tableros antiguos en herramientas separadas, hojas de cálculo y mucho trabajo manual conectando cada paso.
En Colombia, solo 4 de cada 10 jóvenes logran terminar su educación superior por falta de recursos.
Qué construimos
Construimos para Fundación Educamás un solo sistema que centraliza los fondos educativos: empresas, beneficiarios, postulaciones, evaluación, casos, el lado financiero y los reportes. Cada empresa cliente tiene su propio espacio, separado del resto, con sus reglas, sus fondos y sus beneficiarios. El sistema cubre desde que un joven se postula hasta que la empresa recupera el dinero en nómina, sin que ningún paso se rompa.
Cada empresa tiene su propio espacio en el sistema, separado del resto. Ahí están sus fondos, sus reglas, sus aportes y todos sus movimientos —en un solo registro fácil de consultar.
Empresas
Da de alta a cada empresa cliente con su propio espacio aislado.
Fondos educativos
Administra las finanzas de cada fondo.
Aportes y movimientos
Registra ingresos y egresos del fondo fácilmente.
Reglas del fondo
Las reglas del juego entre Educamás y la empresa, con cada versión guardada.
Capas de confianza pensadas para organizaciones que rinden cuentas a un consejo, donantes o autoridades.
Cada empresa con su propio espacio
Cada empresa ve solo su información, garantizado desde el fondo del sistema. No hay riesgo de que se mezcle con la de otra empresa.
Cada quien ve solo lo suyo
Cuatro roles diferenciados: dirección, equipo de Educamás, empresa y beneficiario. Cada uno entra al sistema y ve solo lo que le toca.
Movimientos completos, nunca a medias
Las acciones importantes con dinero —generar un plan de pagos, renegociarlo, cambiar las reglas de un fondo— se completan en su totalidad o no se hacen. Nunca quedan a medias.
Un historial que nadie puede borrar
Cada cambio importante queda escrito en un historial al que nadie —ni siquiera nosotros, los que construimos el sistema— puede entrar a borrar o cambiar.
Probado antes de cada actualización
Antes de que cualquier cambio llegue al sistema en uso, lo probamos automáticamente: simulamos cada flujo importante y verificamos que la información esté bien.
Primero entender, después construir
Construimos el sistema por fases, no de golpe. Cada fase entregó algo que ya se podía usar desde el primer día y sirvió de base firme para la siguiente. La metodología CausaClara: primero entender cómo funciona el flujo real con empresas, beneficiarios y universidades; después construir la tecnología alrededor de ese flujo —nunca al revés.
Fundación y postulación pública
Empezamos por el ingreso al modelo: cómo entran las empresas, los fondos y los estudiantes.
- Cada empresa con su propio espacio en el sistema
- Fondos educativos con un solo registro de movimientos por empresa
- Postulación pública abierta, sin pedir registro ni contraseña al joven
- Convocatorias con las reglas del fondo aplicables a cada postulación
- Evaluación del equipo de Educamás y aprobación final por la empresa
Casos y todo el lado financiero
Sobre esa base, construimos el corazón operativo y todo el camino del dinero.
- Casos por semestre con etapas claras y controladas
- Recibos de matrícula (revisamos el contenido real del archivo, no solo el nombre)
- Plan de pagos completo, generado de una sola vez y nunca a medias, con cuotas descontadas del sueldo
- Acuerdos semestrales con número único, listos para firmar
- Verificación mensual de lo que la empresa descontó en nómina
- Aviso automático cuando una cuota se atrasa, anticipos y retiros para la empresa
Reportes, correos y lo que hace al sistema confiable
Cerramos con visibilidad para la dirección y la operación profesional sostenida en el tiempo.
- Tableros siempre al día (del día a día, de la dirección y del perfil de los beneficiarios)
- 36 plantillas de correos con la marca de Educamás; si un correo falla, el sistema lo vuelve a intentar solo
- Administración del equipo interno y los administradores
- Cada cambio importante queda escrito en un historial que no se puede borrar
- Pruebas automáticas que recorren cada flujo completo y verifican la información antes de cada actualización
Qué cambia en la operación
Con el sistema operando, Fundación Educamás dejó de coordinar el proceso entre herramientas separadas. Todo el camino —de la postulación al recaudo en nómina— está en un solo lugar, al día y a la vista.
5
áreas grandes del sistema
21+
secciones que siguen creciendo
4
roles diferenciados
36
plantillas de correo con marca
cada paso del proceso genera un correo del que queda registro
Un solo lugar donde está toda la información: desde la postulación pública hasta el recaudo en nómina, todo el camino conectado.
Cada empresa ve solo su información, sin riesgo de mezclarse con la de otras. Esa separación está garantizada desde el corazón del sistema.
Todo queda registrado: cada cambio importante tiene un rastro que cualquiera puede revisar, y nadie puede entrar a borrarlo después.
La dirección ve siempre al día cómo va la salud financiera, lo que se debe cobrar, lo que viene en camino, y el perfil de los beneficiarios.
Cada beneficiario tiene su expediente al día: el estado de su caso, sus documentos, sus acuerdos y su carta de pertenencia, todo desde un solo lugar.
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Entendemos primero cómo trabajas. La tecnología viene después.